O exercício de fato caracteriza-se pela prestação de serviços por agente investido em cargo ou função pública estadual, sem a observância de todas as formalidades legais e regulamentares que propiciem a retribuição legalmente devida pelo seu trabalho, cujo objetivo concreto é o reconhecimento das atividades desempenhadas de boa-fé e consequentemente o devido recebimento pecuniário.

À título de exemplificação: imaginemos que para prover determinado cargo o servidor precise ter nível superior e por algum motivo tenha apresentado diploma que, ao final verificou-se não ser considerado como nível superior. Consequentemente, o ato da nomeação/designação deverá ser anulado em razão de contrariar previsão legal.  Entretanto, o servidor desempenhou as atividades de boa-fé e de maneira efetiva as atribuições do cargo até a constatação da irregularidade, portanto, nascerá a possibilidade de autuação do processo para reconhecimento do exercício de fato desde que apresentados todos os elementos comprobatórios.

Nesse sentido, os elementos que compõem a admissão para reconhecimento do exercício de fato são: a) existência legal do cargo público exercido; b) prestação real e efetiva dos serviços; c) ato formal da designação e d) boa fé do servidor, que podem ser compreendidos conforme segue:

A) Existência legal do cargo público exercido: É de suma importância a discriminação legal do cargo, ou seja, o cargo deve possuir previsão legal, sendo, portanto, impossível haver exercício de fato de cargo inexistente para a lei.

B) Prestação real e efetiva dos serviços: Será considerado somente o período em que o servidor de fato exerceu as funções no cargo, não sendo, portanto, considerados períodos como se estivesse no cargo, exemplo: férias, dentre outros afastamentos legais.

C) Ato formal da designação: Sabendo-se que se trata de ato institucionalizado e normatizado, ou seja, possui regramento legal, este requisito indica se todos os atos administrativos da designação foram observados inclusive com a medida do ato da publicidade.

D) Boa-fé: Vislumbra-se basicamente em 2 (duas) modalidades: subjetiva e objetiva. Subjetiva: está relacionada ao aspecto interno, ou seja, se o servidor tinha conhecimento de ilicitude em sua conduta. Objetiva: recai sobre elementos externos, ou seja, em conformidade com os padrões éticos e de honestidade socialmente aprovados são determinantes em relação à conduta adotada pelo servidor. Importante ressaltar que, a verificação da boa-fé se dará por meio de processo de apuração próprio que ao final concluirá e apontará tal requisito.

PROCEDIMENTOS:

Verificada a irregularidade, a área de recursos humanos deverá convocar o servidor e cientificá-lo por escrito e, caso o servidor se negue assinar o termo de ciência, a autoridade competente deverá assiná-lo acompanhado também da assinatura de 2 (duas) testemunhas. Após a ciência do interessado, a unidade deverá prontamente adotar os procedimentos de anulação do ato administrativo irregular. Considerando, portanto, a formalidade da ciência ao servidor e a anulação do ato administrativo, indica-se que sejam realizados de maneira concomitante, visto que, em razão da necessária publicidade da anulação, que tem caráter retroativo à ciência da irregularidade, será a data-base que nascerá o direito ao servidor requerer o exercício de fato.

Por parte do Servidor:

O interessado, caso queira, deve formular requerimento dirigido ao Senhor Secretário de Governo, solicitando a autorização do pagamento a título de exercício de fato. O interessado deve justificar o ocorrido demonstrando, inclusive, a sua boa-fé.

Por parte da Unidade de Pessoal:

De posse do requerimento do interessado, a unidade deverá abrir processo referente ao exercício de fato;

No processo deverá constar relatório circunstanciado e justificativa fundamentada, mencionando o período em que o interessado efetivamente trabalhou de maneira irregular;

Anexar cópias de todos os documentos pertinentes ao fato, inclusive os referentes com assinatura do interessado atribuídos ao cargo e atestar que o servidor efetivamente exerceu as funções, juntando a frequência do período;

Providenciar cópia de todas as publicações do Diário Oficial: seja do ato que deu início a função, da anulação e cópias dos documentos da retificação do ato originário;

Encaminhar à respectiva Coordenadoria para manifestação;

Por parte da Coordenadoria:

Analisar minuciosamente o expediente e verificar se há necessidade de devolução à origem para complementação documental. Superado isso, a Coordenadoria deverá se manifestar e conduzir os autos à Coordenadoria de Recursos Humanos para prosseguimento.